2013年02月10日

マンションのルール変更って大変ですねー

第一期の理事が始まってすぐに駐車場の運営について議論になりました。

うちのマンションは予約制(無料)の来客用駐車場が一つあって、予約するには管理人さんにお願いして予約する必要がありました。でも管理人さんがいない土日は予約ができず、土日に空いているからとめてしまう方もいらっしゃいました。また予約の最大時間が6時間と決まっていて、それ以上の予約はできませんでした。土日に泊まりできたお客さんは困っちゃいますよね。

そこでこの状況を改善すべく、話し合いました。
初めてのルール変更だったので全住民にアンケートをしたりしてまとめるのが結構大変でした。
アンケートの内容は、
  1. 休日の予約方法について
  2. 利用時間について
  3. 過去に困ったことはないか
ということ。

まず休日の予約方法。
WEBを使った予約システムの導入なども考えられたのですが、メンテする人をだれがやるのかなどが決まらず断念。結局は予約用紙を土日だけ掲示板に掲示して、自分で予約するシステムとしました。

次に予約時間の問題。
これは規約に記載されている事項なので総会決議が必要です。休日に泊まりに来た人を考慮して
最大9時間に延長することで総会決議に諮ることにしました。

過去に困ったことはないかという質問には、
  1. 予約時間を超えて停めている人がいる
  2. 来客駐車場以外の場所に停めている人がいる
  3. 同一の人ばかりが使っている
  4. 一回の申し込みで複数枠の予約を入れている
などなど、やっぱり聞いてみるとたくさんあるものです。。
うちのマンションでは予約を取るために管理人さんを通して行うため、規則違反となっているものについては管理人さんにしっかり管理してもらうように管理会社にお願いしました。
 
と、文章にしてみると大したことないですね。。。でも実際やってみると調整に時間がかかるんですよね。
特に一緒に住んでいる住民なので気を使います。仕事だと勤務中だけですが、住んでいるとなるとそれ以上に気を使いますね。

でも、アンケートは結構良かったと思いました。生の声を聴くというのは仕事でも役に立ちますよね。

次回は理事会を運営していくうえで大切なことを書こうと思います。

続く・・・

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2013年02月08日

マンションっていろいろ起こります。当たり前ですけど。でも理事をやってみないとわかりませんね。

動機は不純であれ、スタートした理事会
マンションっていろいろ起こるんですよね。理事になってみないと知らないことがいっぱいあるんだなっていうのが始まってからの実感でした。
たとえば、、、

・ゴミ出しルールの不徹底
 ゴミだしルールを守らない人ってどこにでもいるものですねー。掲示板に周知して対応しました。
・騒音問題
 共同住宅で一番多い問題かもしれませんね。特にうちのマンションは響きやすい構造でたびたび問題になりました。これも掲示板などで都度お願いして対応しました。
・来客駐車場の予約違反
 これも大変でした。違反者には厳しく対応(車に紙を強力に貼るなど)して、根絶。ちょっとやりすぎたかも
・バルコニーでのマナー違反
 たばこの灰を落としたり、なんとバーベキューをやる人もいたんですよ本当に驚きです。
・虫(ヤスデ)の大量発生
 これは自然の問題なので仕方ありませんね。毎年薬をまくことにしました。
・施工会社による無断工事
 厳重注意し、文書にして提出させました。
・物損事故
 原因は不明でいつの間にか壊れているんですよね。保険を活用し、負担はなくてすみましたがこういう時のために防犯カメラが活躍するんだなと実感しました。

などなど。。。。

これら一つ一つについて素人集団が話し合い、どうするか決めていくのです。いやー考えただけで時間がかかりそうです。でも一人だけ業界精通者の理事長がいたので、これはものすごく助かりました。
やはり理事会を進めていくうえで大切なのは一人でもその道にたけた人が先導してくれることです。管理会社にまかせっきりでも事はすすむのですが、お勧めできません。もしいない場合は専門家(管理会社をけん制してくれる)を加えることも可能です。そういったサービスもあります。

さらに1期の理事会では、いろいろなルールを決めなくてはいけません。
 たとえば、、
・掲示板周知の期間はどれくらいにする?
・役員間の連絡方法はどうするか、メールは使える?
・来客駐車場の使い方はどうするか?予約方法はどうする?
・管理人さんがいないときに問題がおこったらどうする?

1か月に1回の理事会では毎回3時間くらいぶっ通しで話し合いました。
もう帰るころにはくたくたでしたね。でも毎回何か充実感がありました。
マンションってこういう風に運営されていくんだ~と感心したものです。
 
次回は第一期で決定した駐車場の運営ルールの変更方法について書いてみたいと思います。
ルール変更って結構骨が折れるんですよ。。。。


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